Het mobiliteitsbudget: juridische en HR-aspecten uitgelegd
Het Belgische mobiliteitsbudget biedt jou als ondernemer een alternatief voor de klassieke bedrijfswagen. Het laat werknemers toe om hun (recht op een) bedrijfswagen in te ruilen voor een flexibel budget dat ze kunnen besteden aan duurzamere mobiliteitsoplossingen.
In deze blogpost leggen we in toegankelijke taal uit wat het mobiliteitsbudget inhoudt en focussen we vooral op de juridische en HR-aspecten: de voorwaarden, het wettelijke kader, hoe je het integreert in je loonbeleid (bv. via een cafetariaplan) en de fiscale implicaties. Zo kun je beter inschatten of het mobiliteitsbudget interessant is voor jouw onderneming.
Wat is het mobiliteitsbudget?
Het mobiliteitsbudget is een jaarlijks bedrag dat je als werkgever toekent aan medewerkers als alternatief voor een bedrijfswagen. De overheid voerde dit systeem in 2019 in om duurzamere mobiliteit te stimuleren. Werknemers die recht hebben op een bedrijfswagen kunnen kiezen om die wagen (of het recht erop) om te ruilen voor een budget, dat ze vervolgens vrij kunnen inzetten binnen drie wettelijk gedefinieerde pijlers.
Het doel is minder auto’s op de weg en meer groene mobiliteit. Alleen werknemers die normaal een firmawagen zouden krijgen, komen in aanmerking voor het mobiliteitsbudget. Zo blijft het echt een alternatief voor bedrijfswagens en geen algemeen extra loonvoordeel.
Waarvoor mag je het mobiliteitsbudget gebruiken? Binnen het wettelijke kader zijn er drie pijlers voorzien voor de besteding van het budget:
Pijler 1: Milieuvriendelijke bedrijfswagen. Je kiest een “groene” wagen ter vervanging van je huidige bedrijfswagen. Dit kan een volledig elektrische auto zijn of een model dat aan strenge milieunormen voldoet (bv. maximaal 50 g/km CO2). Hiermee blijf je over een wagen beschikken, maar met een kleinere ecologische voetafdruk.
Pijler 2: Duurzame mobiliteitsoplossingen. Je besteedt (een deel van) het budget aan alternatieve vervoermiddelen of -kosten die passen bij je persoonlijke situatie. Denk aan een fiets of e-bike, openbaar vervoer abonnementen, deelauto’s of andere gedeelde vervoersdiensten (zoals een taxi of korte termijn autohuur tot 30 dagen). Ook zachte mobiliteit wordt aangemoedigd: steps, carpooling, enz. Zelfs bepaalde huisvestingskosten kunnen gedekt worden. Bijvoorbeeld huur of hypotheekinteresten voor een woning dicht bij het werk (meestal binnen een straal van 10 km, of als je hoofdzakelijk van thuis werkt).
Pijler 3: Cash-uitkering van restbedrag. Het deel van het budget dat je tegen het einde van het jaar niet hebt besteed, wordt cash uitbetaald. Hierop is wel een bijzondere sociale bijdrage van 38,07% verschuldigd, ten laste van de werknemer. Het loont dus om zoveel mogelijk van het budget in pijler 1 en 2 te gebruiken, want die uitgaven zijn vrij van belastingen en RSZ-bijdragen. Het mobiliteitsbudget is zo voor de werknemer fiscaal aantrekkelijk: wat binnen de eerste twee pijlers valt, geniet een volledige vrijstelling van belasting en sociale bijdrage, en alleen op het eventuele saldo wordt die ene bijdrage ingehouden.
Fietslease, openbaar vervoer, deelwagens… Het mobiliteitsbudget geeft medewerkers vrijheid om te kiezen voor duurzamere manieren van vervoer op maat van hun leven. Dit draagt bij aan minder autoverkeer, een kleinere ecologische voetafdruk en tevreden werknemers.
Wettelijk kader en voorwaarden
De invoering van het mobiliteitsbudget is geregeld door federale wetgeving. Als werkgever ben je niet verplicht het te voorzien, maar mag je er vrijwillig voor kiezen om het te introduceren.
Er gelden wel een aantal voorwaarden alvorens je een mobiliteitsbudget kan invoeren:
Werkgeverseis: Je onderneming moet al gedurende minstens 36 maanden ononderbroken één of meer bedrijfswagens ter beschikking gesteld hebben aan personeel. Deze voorwaarde vervalt voor startende werkgevers die nog geen 36 maanden bestaan maar wél bedrijfswagens aanbieden. Ook zij kunnen het mobiliteitsbudget invoeren. Dit criterium verzekert dat het mobiliteitsbudget gebruikt wordt als alternatief voor bestaande bedrijfswagenregelingen.
Werknemerseis: Enkel werknemers die in aanmerking komen voor een firmawagen kunnen instappen. Oorspronkelijk moest een werknemer al effectief een bedrijfswagen hebben (of er recht op hebben) alvorens te kunnen kiezen voor het mobiliteitsbudget. Sinds 2022 is die regel versoepeld: nu kan een werknemer meteen op het mobiliteitsbudget overstappen, ook als hij of zij voordien nog geen bedrijfswagen had, zolang die werknemer volgens het bedrijfsbeleid recht zou hebben op een wagen. Werknemers moeten bij de overstap uiteraard afstand doen van hun (recht op een) wagen en bijhorende voordelen (bv. tankkaart). Heeft iemand twee bedrijfswagens, dan kan hij er maar één inruilen voor een mobiliteitsbudget.
Milieuvriendelijke wagen: Indien een werknemer binnen het systeem toch (via pijler 1) een wagen blijft gebruiken, moet dit een milieuvriendelijke bedrijfswagen zijn volgens de geldende normen (bv. elektrische auto of met zeer lage uitstoot). Dit sluit aan bij de duurzaamheidsdoelstelling van de regeling.
Communicatie en policy: Als werkgever moet je de invoering van het mobiliteitsbudget formeel bekendmaken in je onderneming en de praktische modaliteiten en eventuele bijkomende criteria duidelijk communiceren. Vaak gebeurt dit via een addendum bij het arbeidsreglement of in de arbeidsovereenkomst van de betrokken werknemer(s). Transparantie is cruciaal: werknemers moeten weten hoe ze kunnen instappen en wat de spelregels zijn.
Wettelijk kader: Het mobiliteitsbudget is verankerd in wet- en regelgeving sinds 1 maart 2019. Er zijn sindsdien enkele belangrijke updates geweest. Zo is er een Koninklijk Besluit van 10 september 2023 dat rekenregels vastlegt voor de berekening van het budget en de kost van een milieuvriendelijke wagen in pijler 1. Werkgevers kunnen kiezen om het budget te berekenen op basis van de reële kost van de ingeleverde wagen (Total Cost of Ownership: lease, brandstof, verzekering, enz.) of volgens forfaitaire waarden (gestandaardiseerde bedragen of formules). Eens je een methode kiest, moet je deze minstens 3 jaar aanhouden.
Verder is bij wet vastgelegd dat het mobiliteitsbudget per jaar minstens €3.000 moet bedragen en maximaal 1/5e van het totale brutoloon van de werknemer. In absolute cijfers betekent dit een ondergrens (geïndexeerd) van €3.164 en een bovengrens van €16.875 voor 2025.
Deze grenzen zorgen ervoor dat het budget proportioneel en redelijk blijft ten opzichte van het loon. Tot slot werden de regels in 2023 uitgebreid zodat ook bepaalde publieke mandatarissen (bv. burgemeesters, schepenen) van een mobiliteitsbudget gebruik kunnen maken.
Integratie in je loonpakket (HR-beleid)
Het mobiliteitsbudget raakt zowel je HR-beleid als je loonsadministratie. Wanneer je beslist het te implementeren, zul je een aantal beleidsmatige stappen moeten zetten:
Beleid en categorieën: Bepaal wie binnen het bedrijf in aanmerking komt. Je bent niet verplicht het mobiliteitsbudget aan al je werknemers aan te bieden. Je kan objectieve criteria hanteren (bv. functieniveau, afdeling). Leg in een mobiliteitsbudgetpolicy of in je arbeidsreglement vast onder welke voorwaarden werknemers kunnen instappen en hoe het budget berekend wordt. Ook moet duidelijk zijn dat de werknemer bij keuze voor het mobiliteitsbudget afstand doet van de bedrijfswagen (en toebehoren) in ruil voor het jaarlijkse budget.
Contractuele regeling: Laat de betrokken werknemer een aanvulling op de arbeidsovereenkomst ondertekenen waarin de overstap naar het mobiliteitsbudget wordt bevestigd. Hierin neem je op wat het jaarlijks budget bedraagt, vanaf wanneer het geldt, en verwijs je naar de mobiliteitsbudgetpolicy voor de gebruiksregels. Zo zijn zowel werkgever als werknemer juridisch ingedekt.
Cafetariaplan optie: Overweeg om het mobiliteitsbudget op te nemen in een cafetariaplan of flexibel verloningssysteem. In zo’n plan kunnen werknemers kiezen uit verschillende voordelen op maat. Het mobiliteitsbudget kan een aantrekkelijke optie zijn binnen het keuzepakket, naast bijvoorbeeld extra verlofdagen, een fietslease of pensioenopbouw. Door het te integreren in een breder loonpakket, verhoog je de flexibiliteit en keuzevrijheid voor je personeel, wat bijdraagt aan hun tevredenheid.
Administratieve tools: Praktisch vraagt het mobiliteitsbudget om een goede opvolging van uitgaven en naleving van de regels. Digitale tools kunnen dit aanzienlijk vereenvoudigen. Zo bestaan er self-service platforms waar werknemers hun budget en uitgaven kunnen opvolgen via een app, en waar jij als werkgever limieten kunt instellen binnen het wettelijke kader. Uiteraard kun je het ook zelf beheren, maar dan is het belangrijk om interne procedures op te zetten voor bijvoorbeeld het indienen en vergoeden van vervoerskosten, of het ter beschikking stellen van mobiliteitskaarten/vouchers.
Fiscale en sociale implicaties
Een groot voordeel van het mobiliteitsbudget zijn de fiscale en parafiscale voordelen voor beide partijen. Enkele belangrijke punten:
Vrijgesteld van RSZ en belastingen (pijler 1 & 2): De bedragen die binnen de eerste twee pijlers van het mobiliteitsbudget worden besteed, worden niet beschouwd als loon. Concreet: deze uitgaven zijn vrijgesteld van de gebruikelijke sociale zekerheidsbijdragen én zijn niet belastbaar als inkomen voor de werknemer. Voor de werknemer betekent dit een aanzienlijk netto voordeel – hij/zij haalt meer uit het bruto budget dan wanneer dat bedrag als gewoon loon zou worden uitgekeerd. Voor de werkgever zijn deze mobiliteitskosten volledig vrij van patronale RSZ-bijdragen. Je moet op het mobiliteitsbudget dus geen klassieke werkgeversbijdrage betalen zoals je op loon wel moet. Dit maakt het mogelijk om het mobiliteitsbudget budgetneutraal in te voeren: het kost de werkgever niet meer dan de bedrijfswagen zou kosten.
Bijzondere bijdrage op cash (pijler 3): Enkel wanneer er aan het einde van het jaar een restbedrag van het budget wordt uitbetaald (pijler 3), komt daar een inhouding bij kijken. De werkgever houdt dan 38,07% in op dat saldo, als bijzondere sociale bijdrage voor de werknemer, en stort die door aan de RSZ. Dit is de enige parafiscale kost op het mobiliteitsbudget. Belangrijk om te merken is dat na deze inhouding het uitgekeerde saldo doorgaans verder vrijgesteld is van gewone loonbelasting voor de werknemer. Hoewel 38% aanzienlijk is, blijft de netto-uitkering voor de werknemer interessanter dan een klassiek loonbonus, en het werkt als prikkel om het budget vooral aan mobiliteit te besteden in plaats van cash te laten uitkeren.
Fiscale aftrekbaarheid en CO2-bijdrage: Voor de werkgever zijn alle kosten binnen het mobiliteitsbudget normaal gezien aftrekbaar als beroepskost, vergelijkbaar met de aftrek van bedrijfswagenkosten. Bied je een milieuvriendelijke wagen in pijler 1 aan, dan blijft de CO2-solidariteitsbijdrage van toepassing op die wagen (berekend op basis van de CO2-uitstoot) . Echter, omdat deze wagens elektrisch of erg zuinig zijn, is die CO2-bijdrage vaak lager dan bij een klassieke wagen, en volledig elektrische auto’s genieten tijdelijk zelfs van volledige fiscale aftrek in de vennootschapsbelasting (onder huidige wetgeving).
Samengevat is het mobiliteitsbudget fiscaal voordelig opgezet: het stimuleert uitgaven aan groene mobiliteit door ze vrij te stellen van belastingen en sociale lasten, en enkel op een eventueel cash restbedrag volgt een sociale bijdrage. Dit maakt het zowel voor werkgever als werknemer een financieel interessante maatregel.
Waarom kiezen voor het mobiliteitsbudget? (HR-voordelen)
Tot slot zoomen we in op de HR-matige voordelen van het mobiliteitsbudget. Naast het voldoen aan de wettelijke en fiscale regels, biedt het jouw onderneming ook een aantal strategische pluspunten:
Kostenneutraal moderniseren: Het mobiliteitsbudget laat je toe je verloningspakket te vergroenen en moderniseren zonder extra kosten. De operatie kan volledig budgetneutraal, aangezien het budget gebaseerd is op de huidige kost van de bedrijfswagen. Je investeert dus in tevredenheid en duurzaamheid zonder je loonkosten te verhogen.
Flexibiliteit en maatwerk: Je werknemers krijgen meer keuzevrijheid in hoe ze hun mobiliteit regelen. Iemand die in de stad woont, kan zijn budget bv. aan een treinabonnement en deelfietsen besteden, terwijl iemand anders misschien een kleinere elektrische wagen verkiest. Dit maatwerk verhoogt de werknemersbetrokkenheid en laat toe om beter in te spelen op individuele noden.
Talent aantrekken en behouden: Vooral jongere werknemers hechten belang aan duurzame mobiliteit en flexibiliteit. Het mobiliteitsbudget speelt hierop in en is een populair voordeel bij de nieuwe generaties. Als werkgever onderscheid je je op de arbeidsmarkt door dit alternatief aan te bieden. Het is een concurrentievoordeel in rekruterings- en retentiebeleid. Je toont immers dat je inzet op innovatieve en milieubewuste oplossingen, wat goed is voor je werkgeversmerk.
Duurzaamheid en welzijn: Minder auto’s betekent minder CO2-uitstoot en fileleed. Je draagt met een mobiliteitsbudget bij aan de klimaatdoelstellingen én helpt je medewerkers een gezondere work-life balans te vinden (bijvoorbeeld door dichter bij het werk te wonen of vaker de fiets te nemen). Dit sluit aan bij een moderne visie op maatschappelijk verantwoord ondernemen en werknemerswelzijn.
Het mobiliteitsbudget is niet langer een niche-optie, maar een volwassen deel van het Belgische loonlandschap in 2025. Vanuit juridisch oogpunt is het goed geregeld binnen duidelijke wettelijke kaders, en mits naleving van de voorwaarden kun je er als werkgever op een correcte manier gebruik van maken. HR-wise biedt het een toekomstgerichte manier om je compensatiepakket te differentiëren en aantrekkelijker te maken, zonder financiële aderlating.
Vragen? Wij staan voor je klaar.
Overweeg je om het mobiliteitsbudget in te voeren of heb je vragen over de praktische implementatie? We denken graag met je mee.
Neem gerust contact op, samen vinden we de beste oplossing op maat van jouw onderneming.